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Der Auftraggeber schließt mit dem Inkassounternehmen eine (Rahmen-)Vereinbarung über den Forderungseinzug. Durch Übersendung der gegenständlichen Rechnung oder entsprechend anderer Unterlagen über Art, Höhe und Fälligkeit der Forderung, ggf. der ersten Mahnung und entsprechender Vollmacht wird der Auftrag erteilt. Das geschieht per Brief, Fax, E-Mail oder durch Datenträger oder Schnittstellen bei großen Stückzahlen.
Der Auftraggeber erhält eine Auftragsbestätigung. Der Schuldner wird in der Regel zeitgleich außergerichtlich unter Fristsetzung zur Zahlung aufgefordert.
Nach Fristablauf erfolgt eine weitere Inkassomahnung, ggf. auch mit einem Ratenzahlungsangebot. Gleichzeitig wird versucht, über telefonische oder auch persönliche Ansprache eine Zahlungsvereinbarung zu erreichen.
Der Auftraggeber erhält eine Auftragsbestätigung. Der Schuldner wird in der Regel zeitgleich außergerichtlich unter Fristsetzung zur Zahlung aufgefordert.
Nach Fristablauf erfolgt eine weitere Inkassomahnung, ggf. auch mit einem Ratenzahlungsangebot. Gleichzeitig wird versucht, über telefonische oder auch persönliche Ansprache eine Zahlungsvereinbarung zu erreichen.
Nach diesen Maßnahmen ergeben sich bereits in ca. einem Drittel der Fälle Zahlungsvereinbarungen oder
Vollzahlungen. Der Auftraggeber bekommt sein Geld.
Sofern erforderlich, kümmert sich das Inkassounternehmen um die Ermittlung von Anschriften, Telefonnummern und Negativdaten, trifft Ratenzahlungsvereinbarungen, wirkt auf die Beurkundung eines vollstreckbaren Schuldanerkenntnisses hin, nimmt Sicherheiten herein oder wirkt bei der Verwertung bestehender Sicherheiten mit.
Bleibt die vorgerichtliche Inkassotätigkeit ohne Erfolg wird in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet und, sofern Einwendungen nicht erhoben werden, ein Vollstreckungsbescheid erwirkt. Dadurch ist die Forderung 30 Jahre vor der Verjährung geschützt. Dieser Vollstreckungsbescheid ist Grundlage für Anträge auf Zwangsvollstreckung in das Einkommen oder das Vermögen des Schuldners. Bei Vorliegen der Voraussetzungen kann auch die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung beantragt werden. Aus dem Protokoll über die Abgabe der Vermögensauskunft ergeben sich häufig weitere erfolgversprechende Vollstreckungsmöglichkeiten.
Im Zuge des gerichtlichen Mahnverfahrens und nach entsprechender Vollstreckungsmaßnahmen werden etwa ein weiteres Drittel der Vorgänge durch Bezahlung abgeschlossen.
Das restliche Drittel der Vorgänge wird langfristig überwacht. Im Überwachungsverfahren werden auch Vorgänge bearbeitet, die direkt nach Titulierung oder nach anschließender längerer erfolgloser Bearbeitung durch
andere bei dem Inkassounternehmen in zum Einzug in Auftrag gegeben werden. Durch ständige Überwachung, regelmäßige schriftliche, persönliche oder telefonische Ansprache und ggf. weiterer Vollstreckungsaufträge stellen sich hier auch nach Jahren gute Erfolge ein.
In wenigen Fällen bleiben die Forderungen leider uneinbringlich. Gründe dafür können z. B. Insolvenzverfahren ohne Quotenzahlungen oder Tod von Schuldnern in Verbindung mit Erbausschlagungen sein.
